Bab 3

EMAIL (Surat Eletronika)

Email adalah singkatan dari Electronic Mail. Pesan, atau surat secara elektronik, baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat ke alamat lain di jaringan internet.Sebuah alamat e-mail yang mewakili banyak alamat email sekaligus disebut sebagai mailing list. Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username @host.domain, misalnya: namasaya @yahoo.com.
Selama ini tentunya Anda telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu POP mail, email forwarding dan email berbasis web. Masing-masing jenis email tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.

POP Mail

Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor).

Kelebihan :

Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.

Kekurangan

Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang tempat.

Web Based email

Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain.

Kelebihan
Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja.

Kekurangan
Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).

Email Forwarding
Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.

Kelebihan
Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut.

Kekurangan
Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda.
Keuntungan email adalah kemudahan, murah secara ekonomis, serta kecepatan pengiriman yang sangat tinggi, sehingga pengguna dapat berkorespondensi dengan orang lain yang berada di belahan bumi lainnya dengan cepat dan mudah.
Membuat Email Gratisan di Yahoo
Email pada saat ini seperti sebuah no. telepon yang harus dimiliki oleh individu di jaman sekarang, sehingga lambat laun, email menjadi kebutuhan sekunder selain no. telepon dan alamat. Dengan Email kt dapat berhubungan dengan siapapun dari negara manapun di dunia ini, dan juga merupakan hal yang dibutuhkan untuk mendaftar pada suatu website. Ada banyak sekali Provider Email gratis yang menyediakann kapasitas dan fasilitas yang lengkap dan professional salah satunya ialah Yahoo. Berikut Cara Mendaftar Email di Yahoo :

1. Buka browser dan ketik www. mail.yahoo. co.id

2. Pada pojok kanan bawah ada kata “Daftar”, klik link tersebut karena kita belum mempunyai Yahoo ID.

3. Akan terbuka window yang harus kita isi mengenai data diri kita.

4. Adapun form yang harus diisi adalah misalnya seperti:

1. Isikan Data Anda... : bagian ini kita diminta untuk mengisi nama, jenis kelamin, tanggal lahir, negara dan kode pos

2. Pilih ID dan sandi : isi nama ID yg ingin kita gunakan sebagai identitas username kita , misalnya john, joko, dll, jangan lupa untuk menekan tombol periksa ( disebelah kiri pada bagian => ID Yahoo! dan Email : Hal ini untuk mengecek apakah yahoo ID yang ingin kita pakai masih tersedia ), masukkan sandi/password untuk email kita ( jangan sampai lupa harap segera dicatat pada kertas identitas sandi anda)

3. Jika Anda lupa sandi atau ID Anda... : bagian ini kita diminta untuk mengisi security question ato alamat email lain (bisa dikosongkan jika belum mempunyai email lain) seandainya kita lupa password. Pilih salah satu pada bagian Pertanyaan Keamanan dan isi jawaban anda dibawahnya

4. Yang terakhir adalah mengisi kode verifikasi. Perhatikan huruf kapital jika memang diperlukan.

5. Setelah itu klik tombol Create My Account. Jika ada data yang masih belum terisi benar biasanya akan diberikan warna merah.

6. Jika semua sudah terisi dengan benar maka nanti akan terlihat window bahwa account mail Yahoo sudah dibuat.

7. Harap Catat ID Yahoo! dan Sandi anda dulu karena ini akan digunakan untuk mengakses Email anda.

8. Selesai

Mengirim email

1. Klik "compose" untuk mengirim sebuah email
2. Setelah clik compose maka akan muncul windows khusus untuk mengirim email
Masukkan to : alamat email tujuan
Dan masukan subject : Title [ perihal , kalimat pokok ]
Dan ketik isi dibagian bawahnya apa saja yang ingin disampaikan.
3. Untuk mengirim multiple mail maka di bagian to: gunakan koma [, ] sebagai pembatas email 1 dan lainnya
4. Untuk mengirim file gambar / mp3 atau file lainnya klik Attachment [ Attach file ] dan masukkan file tersebut.
5.Ingat!
Ketik surat Anda di notepad terlebih dahulu setelah itu copy ke bagian isi mail dan klik send saat ingin mengirimnya
Hal ini berguna agar saat send gagal Anda tidak perlu mengetik ulang. tinggal ctrl+c [ copy ] dan ctrl+v [ paste ]
6. Dan setelah selesai semua
Jangan LUPA untuk Sign Out / Log out / Keluar !!! Agar orang lain tidak dapat membaca email Anda.
Etika dalam Menulis email
Komunikasi menggunakan e-mail semakin banyak digunakan oleh masyarakat saat ini. Kebanyakan orang memanfaatkan kemudahan komunikasi ini lebih mudah dan cepat.Akan tetapi, terkadang tidak jarang juga kita mendapat gangguan ketika menerima spam e-mail atau e-mail berantai. Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi peribadi, kita seharusnya mengetahui cara bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik. Untuk kepentingan bersama, tidak ada salah nya kita mematuhi sepuluh etikda dalam dalam menulis e-mail.
Tepat

Pendek, singkat dan tepat adalah sangat baik bagi anda jika anda ingin mengirimkan email sehingga ini akan mudah dipahami dan tidak bertele tele. Misalnya apabila saat anda mengirimkan email anda tidak perlu menambahkan pesan sebelumnya. Karena orang yang mengirimkan email ke anda sudah tentu memiliki kopi email dari anda sebelumnya, apalagi kalau anda hanya akan mereply dengan “so do I, okay, atau thanks”, ini jadi mubazir. Para Expert banyak mengatakan setiap message yang lebih dari 100 baris termasuk dalam pesan yang panjang dan berkemungkinan besar akan berakhir dengan tidak dibacanya email tersebut. Beberapa perusahaan juga membatasi internet connection mereka, sehingga pesan yang singkat akan membantu perusahaan anda untuk menghemat bandwith.
Hati hati dengan attachments

Attachment adalah penemuan besar dalam dunia email, namun tetap anda harus menggunakanya secara hati hati. Jika anda mengirimkan email singkat sekali namun disertai attachmentnya, mungkin saja ini akan mengganggu pembaca email tesebut. karena dia akan membuka email anda, dan membuka program lain untuk membuka attachment anda, dan di dalam attachment tersebut anda hanya menuliskan pesan “temui saya di restoran jam 8 malam nanti”. Jika sebuah attachment dibutuhkan, sebaiknya beritahu penerima email akan isi attachment nya. Attachment dengan extensions yang aneh mungkin saja terdapat virus.
Hati - hati mengirimkan email ke banyak orang
Sebelum melakukan ini, pastikan dulu oleh anda setiap orang yang akan di tuju ini berhak mengetahui pesan yang anda kirimkan, jangan mengirimkan rencana jalan jalan anda weekend ini ke banyak orang. Pembaca email mungkin akan merasa terganggu jika informasinya tidak menarik untuknya, dan jika ini berlebihan mungkin anda dapat dikatakan sedang melakukan spam karena sering mengirimkan email ke banyak tujuan. dan juga anda harus pastikan kalau anda tahu pasti siapa pemilik dari alamat email tersebut, kesalahan mengirimkan email akan bisa berdampak fatal apabila email yang anda kirim bersifat rahasia.
Hati hati dalam menuliskan email
Email saat ini sudah menjadi familiar namun banyak orang tidak memperhatikan tata cara kesopanan dalam menulis email, Jika anda mengalamatkan kepada orang yang tidak anda ketahui / orang tersebut juga tidak mengenal anda jangan gunakan singkatan singkata. Ataupun jangan gunakan banyak emoticons, mungkin nantinya email anda akan terlihat membingungkan. Periksalah teks email anda apakah ada yang salah ejaanya ataupun penulisanya. Emails dengan banyak kesalahan penulisan akan terlihat tidak baik dan memberikan pandangan yang buruk terhadap kita sendiri.
Masalah Formatting
Tidak semua program email atau email client itu simple, terkadang ada email client yang memiliki begitu banyak jenis formatting ada juga yang tidak, Jadi gunakankanlah formatting se sederhana mungkin. Mungkin saja email tujuan anda tidak dapat membaca font yang anda gunakan ataupun gambar bunga yang anda tampilkan. Ketahuilah, email digunakan untuk berkomunikasi bukan latihan desain, jadi buatlah agar tetap simple.
Perhatikan awal dan akhir
Janganlah memulai mengirimkan pesan anda dengan kata yang bertele tele misalnya “Hello”. Banyak orang langsung pada pokok masalah. Anda tak harus menjadi formal, Namun anda bisa berikan sesuatu yang lebih sopan, misalnya “Dear” atau “hi” mungkin akan lebih baik. Sedangkan pada bagian akhir anda bisa memberikan “Sincerely” ada juga beberapa yang memberikan “All the best” atau “Yours truly” ataupun “Regards”.